El pasado 9 de mayo de 2023 se publicó en el BOE la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia, entre otras, de digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo.
El objetivo principal de esta normativa es la trasposición de diversas Directivas de la Unión Europea en diferentes materias, entre las que se encuentra la Directiva 2019/1151 de utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del derecho de sociedades con el fin de proporcionar mayor accesibilidad de determinados productos y servicios así como la posibilidad que la norma ofrece para la constitución de sociedades telemáticamente.
En relación a la digitalización de las actuaciones notariales y registrales, esta reciente norma modernizará el sistema notarial y registral español, haciéndolo más eficiente y accesible para los ciudadanos, siendo una de las medidas más destacadas de la Ley, dado que simplificará y agilizará los trámites con ambos organismos y garantizará la seguridad y autenticidad de los documentos y trámites realizados de forma electrónica.
En este sentido, los usuarios podrán tramitar dichas gestiones desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin tener que desplazarse físicamente a una notaría o registro. Ello quiere decir que los documentos firmados electrónicamente tendrán la misma validez legal que aquellos realizados de forma presencial.
Por otra parte, se implantará un sistema de constitución de las sociedades de capital íntegramente online, sin necesidad de que los solicitantes comparezcan en persona ante cualquier autoridad o persona u organismo habilitado en virtud para tratar cualquier aspecto de la constitución online de sociedades, incluyendo el otorgamiento de la escritura de constitución y la aportación del capital social, contemplándose como excepcional la posibilidad de requerir la presencia física del solicitante.
Con carácter previo a la publicación de esta Ley, el procedimiento de constitución telemática estaba regulado en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Sin embargo, se exigía para ello la comparecencia personal ante la notaría de los fundadores (o sus representantes), al igual que los procedimientos de modificación posteriores a la constitución, que, como regla general, exigen la presencia física ante notario de los administradores, o de un apoderado con poder suficiente.
En consecuencia, el régimen de constitución telemática vigente en nuestro ordenamiento jurídico ha tenido que ser modificado en algunos aspectos, para poder cumplir con el mandato del legislador europeo de contemplar un procedimiento íntegramente online, aplicable tanto al momento de constitución, como a las modificaciones societarias posteriores y al registro de sucursales por parte de solicitantes que sean ciudadanos o ciudadanas de la Unión Europea.
En cualquier caso, este procedimiento de constitución íntegramente digital no supone la exclusión de otros procedimientos ya contemplados en las legislaciones nacionales de los Estados Miembros de la Unión Europea.
Asimismo, este procedimiento íntegramente online se extenderá a todo el periodo de subsistencia de la sociedad, lo que supone que deberá facilitarse un sistema para la presentación online de los documentos pertinentes, extendiéndose también al registro de sucursales.
La Directiva traspuesta contempla que sea posible abrir y registrar una sucursal en otro Estado Miembro de manera enteramente telemática, por medio del sistema denominado “BRIS”, y obliga a los Estados Miembros a informarse mutuamente a través de dicho sistema sobre los cierres de sucursales y sobre las modificaciones de razón social o de domicilio social.
En lo que respecta a la función pública notarial, podrá llevarse a cabo a través de videoconferencia en determinados supuestos específicos, entre los que se encuentran i) aportar antecedentes con el fin de obtener una posterior autorización de documento notarial, (ii) otorgar electrónicamente los actos o negocios jurídicos que se determine (iii) solicitar copias simples o autorizadas previa apreciación de su interés y iv) solicitar que se identifiquen los documentos notariales en los que ha intervenido para pedir luego copias autorizadas electrónicas.
Por último, la legislación en materia notarial se ha visto modificada de forma que el notario podrá expedir copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial.
De igual forma, en el caso de copias simples, serán remitidas en formato electrónico con mero valor informativo, incorporando la sede electrónica notarial sello electrónico con marca de tiempo confiable.
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